Những cửa hàng café và trà sữa hay theo dõi kho bằng cách nào?

Khác với bán lẻ, theo dõi kho của một cửa hàng cà phê không phải giản đơn chỉ nhập được bao nhiêu, bán được bao nhiêu và còn tồn bao nhiêu. Tuy vậy, trong thực tế bạn bán ly café nhưng nguyên liệu lại là bột cafe, hoặc cà phê nguyên liệu dạng nước. Bởi thế, việc quản lý kho của cửa hàng cafe thực ra là quản lý tồn đọng nguyên vật liệu, chứ không phải là quản lý tồn đọng hàng hoá.

Mục tiêu chính của việc quản lý kho nguyên liệu này là theo dõi số lượng tồn kho hiện tại, để có quyết định restock chính xác, tránh tình hình hết rồi mới biết để thêm vào, và kiẻm soát số lượng thực tế có khớp với số liệu trên phần mềm hay không để xác định nguyên do và điều chỉnh về con số thực tế. Vậy để quản lý được kho nguyên vật liệu của tiệm hiệu quả bạn nên làm gì?

Thống kê số liệu vào phần mềm chính xác và đúng quy trình

Nếu muốn kiểm soát chi tiết và chuẩn xác tình trạng nhập xuất nguyên vật liệu, chủ quản lý nên sử dụng phần mềm. Việc nhập công thức của các thức uống lên phần mềm sẽ chiếm không ít thời gian của chủ quản lý, bao gồm việc nhập nguyên liệu, danh sách nguyên liệu, tiếp đó thiết lập định lượng cho từng mặt hàng. Với danh sách khoảng 80 sản phẩm thì sẽ tốn ít nhất khoảng một buổi chiều mới có thể bán hàng.

Bạn cần nhập nguyên liệu mỗi ngày lên phần mềm quản lý bán hàng với công thức có sẵn: tồn = tồn đầu kì + Nhập – Xuất

Theo dõi thường xuyên để giảm bớt tối đa sai sót

Quản lý kho là việc ko phải đơn thuần, sẽ có rất nhiều vấn đề xung quanh việc nhập kho và xuất kho mà bạn khó theo dõi được, ví dụ nhân viên tìm cách không nhập phiếu nhập hàng vào máy bán hàng, nhân viên nhập kho sai số liệu, nhân viên sau khi bán không nhập vào phần mềm bán hàng, bán sai sản phẩm, công thức sai lệch nhiều… Điều này khiến số liệu trên phần mềm sai lệch so sánh thực tế và chỉ có kiểm kho bạn mới biết điều này.

Nhưng với một số phần mềm có chức năng quản lý kho và thiết lập quyền truy cập cho từng nhân viên thì chủ cửa hàng chỉ cần thiết lập mọi thứ một lần sau đó nhân viên không thể tự ý chỉnh sửa gì thêm.

Bao lâu rà soát kho một lần và theo dõi kho nên diễn ra vào lúc nào?

Kiểm kho là bạn đo lường, kiểm tra nguyên vật liệu. Trong trường hợp kiểm kho bằng phần mềm, bạn không cần thực hiện thao tác kiểm tra thủ công, mà vẫn giữ được độ chính xác. Các Quán cafe nên kiểm kho vào mỗi cuối ngày làm việc.

Do đặc thù của mô hình quán cafe là công thức pha chế sẽ không hoàn toàn đúng với thực tế, cho nên thời gian kiểm kho cách nhau càng lâu, lượng sai lệch kho càng lớn, số tồn đọng càng không chuẩn xác. Có một thuận lợi là đôi khi, nguyên vật liệu áp dụng sẽ hết dần, vì thế việc kiểm kho sẽ nhanh hơn. Bạn nên kiểm kho hàng ngày với khoảng 10 nguyên vật liệu hay áp dụng nhất, 3 ngày với những nguyên liệu khác và cần có kiểm kho đột xuất với những nguyên vật liệu ít kiểm kho.

Nhìn chung, việc quản lý kho nên có một quy trình làm việc khoa học và kỉ luật từ việc bán hàng, đến nhập hàng phải chuẩn xác và đầy đủ, đến việc kiểm kho định kỳ. Khi quy trình được vận hành một cách đều đặn, bạn sẽ thấy việc quản lý kho cũng rất nhanh và đơn giản chứ không đau đầu như bạn nghĩ.

Những cửa hàng café và trà sữa hay theo dõi kho bằng cách nào?
5 (100%) 1 vote
Loading...

Leave a Reply