Quản lý kho bằng Access đã trở nên lạc hậu, vì sao?

Quản lý kho luôn là vấn đề mà các chủ cửa hàng luôn phải quan tâm. Nhiều năm về trước Việc áp dụng quản lý kho bằng Access không chỉ giúp các cửa hàng kiểm soát kho nguyên liệu dễ dàn hơn việc xử lý bằng các cách thủ công. Tuy nhiên hiện nay phương pháp quản lý kho bằng Access không những không còn làm tốt nhiệm vụ của nó mà còn gây ra những sai sót đáng kể.

Vậy vì sao quản lý kho bằng Access nay đã trở nên lạc hậu ?

Access đã trở nên lỗi thời khi quản lý kho

Access

Bạn đã biết gì về phần mềm Access

Microsoft Office Access thuộc hãng Microsoft, là phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu thường được gọi tắt là MS Access hoặc Access. Đây là phần mềm được sử dụng khá phổ biến và được ứng dụng tốt trong các máy tính hệ điều hành Windows.

Access là phương án mà các doanh nghiệp lựa chọn không chỉ bởi việc tạo cơ sở dữ liệu mà còn có chức năng bảo mật dữ liệu, đặc biệt là với các nhà hàng, quán ăn lớn, có lượng thông tin lưu trữ nhiều.

Song song với Access, việc sử dụng Excel cũng không kém phần phổ biến. Hai phần mềm này liên quan và hỗ trợ lẫn nhau trong các thao tác thực hiện. Đa số mục đích sử dụng bởi ưu điểm lớn nhất là ai cũng biết sử dụng và không phải đóng bất kì khoản phí nào và sự đơn giản mà các phần mềm của Microsoft mang lại.

Access đã từng giúp ích gì cho việc quản lý kho hàng

Microsoft Access là một phần mềm ứng dụng ở thời điểm bấy giờ với khả năng lưu trữ thông tin và hỗ trợ các quản lý tạo ra những mối quan hệ cần thiết từ các dữ liệu cần quan tâm. Cùng điểm qua những ưu điểm của Access như sau:

  • Đầu tiên phải kể đến sự phổ biến mà Microsoft mang lại.

  • Dễ dàng áp dụng cho các hệ thống nhỏ và phù hợp với nhiều người dùng khác nhau

  • Tính năng bảo mật rất tốt nhờ công nghệ mã hóa mới cũng như tính năng mật khẩu cho cơ sở dữ liệu

  • Có tính liên kết cao với rất nhiều nguồn dữ liệu bên ngoài như các cơ sở dữ liệu khác, các tệp văn bản và các sổ làm việc Excel, điều này giúp các cửa hàng rất dễ dàng và thuận tiện trong công việc.

  • Tính chính xác cao nhờ khả năng lọc, sắp và phân tích nhiều loại dữ liệu.

  • Access có khả năng làm việc với khối lượng dữ liệu lớn, đưa đến tốc độ xử lý rất tốt dù phải quản lý rất cả các chi tiết.

Xem thêm: Kinh nghiệm quản lý quán cafe hiệu quả hơn

Cách phần mềm Access hoạt động khi quản lý kho

Mặc dù có khả năng hỗ trợ quản lý kho hàng nhưng không phải cửa hàng nào cũng biết cách sử dụng được công cụ này.

Quản lý kho bằng Access đã trở nên lạc hậu, vì sao? Ảnh 1

Dưới đây là cách hoạt động của Access trong việc quản lý kho hàng

  • Đầu tiên bạn cần phải lập các bảng trong Access. Các bảng này sẽ như một cách đem dư liệu tương ứng với hoạt động bán hàng của cửa hàng, bao gồm bảng sản phẩm, bảng khách hàng, bảng nhân viên.. cần phải quản lý.

  • Sau khi hoàn thành nhập dữ liệu chính xác và đầy đủ bạn có thể bắt đầu với việc tạo ra các bảng truy vấn để tạo mối liên hệ giữa các nội dung quan tâm từ đó dễ dàng quản lý hơn.

  • Access sẽ giúp bạn tìm ra các mối quan hệ giữa các thông tin có trong các bảng và giúp các quản lý dễ dàng thực hiện các nhu cầu kiểm tra hoạt động kinh doanh của mình

Dựa trên các thông tin có sẵn bạn dễ dàng thống kê được các dữ liệu để kiểm soát tình trạng kho. Đây là một cách đơn giản để chủ cửa hàng có thể kiểm soát hoạt động của tất cả các hàng hóa trên các báo cáo mà Access có thể thực hiện.

Những điểm khiến phần mềm Access không còn phù hợp trong quản lý kho hàng.

  • Không đủ khả năng lưu trữ với lượng thông tin lớn

Với tình hình kinh doanh ngày càng phát triển của các cửa hàng, các thông tin dữ liệu cũng dần trở nên phức tạp hơn. Do đó, việc quản lý kho bằng Access sẽ không đạt được hiệu quả tối ưu do những khó khăn trong việc xử lý và kiểm soát cơ sở dữ liệu lớn. Việc không quản lý được tối ưu thông tin kho hàng sẽ dẫn đến sai lầm trong việc ra quyết định và gây ảnh hưởng đến công việc kinh doanh của cửa hàng.

Quản lý kho bằng Access đã trở nên lạc hậu, vì sao? Ảnh 2

  • Khó đồng bộ thông tin qua mạng Internet

Trong thời đại mà công nghệ thông tin ngày càng phát triển, Internet được áp dụng rất nhiều trong hoạt động quản lý nhằm đưa đến khả năng kiểm soát chặt chẽ và linh hoạt hơn. Tuy nhiên khi sử dụng công cụ quản lý kho của Microsoft Access người dùng sẽ rất khó khăn khi triển khai hệ thống qua Internet. Điều này dẫn đến hệ thống không thể cải thiện và nâng cấp để đạt được hiệu quả cao hơn.

  • Khả năng thao tác trên Access tương đối khó khăn đối với người sử dụng

Đại đa số chủ cửa hàng hiện nay chưa thực sự quen thuộc với những phần mềm công nghệ cao, điều này đưa đến bất cập khá lớn khi sử dụng chương trình quản lý kho bằng Excel. Họ đều khá yếu trong kiến thức công nghệ cũng như chưa thực sự quen khi sử dụng những phần mềm khá phức tạp như vậy. Chính vì vậy, làm việc với Access có thể sẽ đưa đến khó khăn nhất định và đưa đến hiệu quả công việc thực sự chưa tốt.

Giải pháp thay thế hiện nay

Hiện nay có rất nhiều phương pháp quản lý kho mới xuất hiện và được nhiều cửa hàng áp dụng thành công. Trong đó, quản lý kho bằng phần mềm nổi lên như một phương pháp vô cùng hiệu quả và đơn giản trong việc xử lý và kiểm soát thông tin kho. Đặc biệt với các cửa hàng nhỏ, sử dụng phần mềm bán hàng có kết hợp tính năng quản lý kho sẽ giúp tiết kiệm thời gian công sức cũng như hạn chế sai sót trong quá trình kiểm kho. Chúng ta có thể kể đến một số lợi ích nổi bật của phần mềm quản lý bán hàng như:

  • Tiết kiệm chi phí: Hầu hết các phần mềm quản lý bán hàng hiện nay đều có giá thành hợp lý và không mất phí khởi tạo.

  • Sử dụng mọi lúc mọi nơi dễ dàng: Chỉ cần một thiết bị có kết nối Internet như điện thoạ, máy tính bảng hoặc laptop là các chủ cửa hàng đã có thể quản lý một cách dễ dàng.

  • Dễ sử dụng với các tính năng đơn giản nhưng hiệu quả (tham khảo FoodyPOS.vn)

Quản lý kho bằng Access đã trở nên lạc hậu, vì sao?
5 (100%) 1 vote
Loading...

Leave a Reply